Cán bộ dùng trí tuệ máy để soạn nháp công văn thông thường, tóm tắt một tài liệu dài, sửa câu cho gọn là hợp lý và tiết kiệm thời gian. Ranh giới nằm ở hai chỗ: không đưa dữ liệu cá nhân của người dân hay tài liệu nội bộ vào công cụ mà cơ quan chưa cho phép, và người ký văn bản luôn phải tự đọc, tự kiểm, tự chịu trách nhiệm như thể tự tay viết.
Chuyện này đang xảy ra ở nhiều nơi, thường theo cách lặng lẽ: một cán bộ văn phòng xã tự cài công cụ trên điện thoại, dán nội dung vào để nhờ viết lại cho trơn. Không ai cấm, cũng không ai hướng dẫn. Cái lợi thấy ngay, còn cái rủi ro thì chưa ai nghĩ tới cho tới khi một văn bản ra ngoài có số liệu sai, hoặc thông tin của một hộ dân nằm trên máy chủ của một công ty mà không ai biết là ở đâu.
Bài này gom những ranh giới thực tế cho cán bộ cấp cơ sở và những câu hỏi mà cơ quan nên trả lời bằng một quy tắc rõ, thay vì để mỗi người tự đoán.
Việc nên dùng trí tuệ máy hỗ trợ
Soạn khung cho văn bản thường gặp. Thông báo họp, giấy mời, kế hoạch tổ chức một buổi sinh hoạt. Máy dựng khung, cán bộ điền nội dung thật.
Sửa câu cho gọn, đúng chính tả. Đặc biệt với văn bản dài viết vội.
Tóm tắt văn bản hướng dẫn công khai. Một văn bản dài được công bố rộng rãi, nhờ máy tóm ý chính để đọc nhanh trước, rồi đọc kỹ phần liên quan.
Viết lại thông báo cho dễ hiểu với người dân. Chuyển câu hành chính khô cứng thành lời thường để dán ở nhà văn hoá.
Gợi ý câu hỏi cho buổi tiếp dân, buổi họp. Danh sách việc cần chuẩn bị.
Dịch sơ bộ tài liệu tiếng nước ngoài công khai. Để hiểu ý, không dùng bản dịch máy làm văn bản chính thức.
Lập bảng kế hoạch, lịch phân công. Không chứa thông tin cá nhân nhạy cảm.
Soạn nội dung tuyên truyền chung. Phòng chống thiên tai, vệ sinh môi trường, an toàn giao thông, rồi người có chuyên môn duyệt.
Học nghiệp vụ. Hỏi máy giải thích một khái niệm để hiểu, sau đó đối chiếu văn bản gốc.
Chuẩn bị bài nói ngắn. Phát biểu khai mạc, tổng kết phong trào.
Kiểm lỗi logic của bản nháp. Nhờ máy chỉ ra chỗ mâu thuẫn, chỗ thiếu thông tin.
Đặt tên tệp, sắp xếp thư mục. Việc nhỏ nhưng tốn thời gian.
Dữ liệu nào tuyệt đối không dán vào công cụ ngoài
Khi dán một đoạn văn bản vào công cụ trí tuệ máy chạy trên mạng, nội dung đó được gửi tới máy chủ của nhà cung cấp. Tuỳ điều khoản, nó có thể được lưu lại, được người của nhà cung cấp xem khi rà soát chất lượng, hoặc được dùng để cải tiến mô hình. Cán bộ thường không đọc những điều khoản này, và cũng không có lý do để đọc nếu không ai nhắc.
Vì vậy nguyên tắc an toàn là: thông tin gì không được phép dán lên một trang mạng công khai thì cũng không dán vào công cụ ngoài. Họ tên kèm số căn cước, địa chỉ, hoàn cảnh gia đình của hộ nghèo, hồ sơ trợ cấp, đơn khiếu nại có tên người, biên bản xử lý vi phạm, thông tin sức khoẻ, đều thuộc nhóm này.
Một cách làm thực tế là thay tên thật bằng ký hiệu trước khi nhờ máy sửa câu: "Ông A, ở tổ B, đề nghị C". Máy vẫn giúp được phần câu chữ, còn thông tin thật được điền lại sau. Cách này không hoàn hảo, vì đôi khi chi tiết hoàn cảnh cũng đủ để nhận ra người, nhưng nó giảm rủi ro rất nhiều.
Tài liệu nội bộ chưa công bố cũng vậy. Dự thảo, báo cáo đang trình, số liệu chưa duyệt không nên đi qua công cụ mà cơ quan chưa đánh giá. Nếu cơ quan có công cụ được cấp phép, chạy trên hạ tầng mà cơ quan kiểm soát, thì phạm vi dùng có thể rộng hơn, nhưng vẫn theo quy tắc của cơ quan đó.
Lỗi hay gặp khi máy viết văn bản hành chính
Lỗi đầu tiên là bịa căn cứ. Khi được nhờ viết một công văn có phần "căn cứ", máy có thể sinh ra tên văn bản, số hiệu nghe rất giống thật nhưng không tồn tại hoặc đã hết hiệu lực. Đây là lỗi nguy hiểm nhất, vì người đọc lướt khó phát hiện. Quy tắc đơn giản: mọi căn cứ pháp lý phải do cán bộ tự tra và tự điền.
Lỗi thứ hai là sai thể thức. Văn bản hành chính có quy định về bố cục, cách ghi số, ký hiệu, nơi nhận. Máy thường viết theo kiểu chung chung, đúng giọng nhưng sai khuôn. Nên dùng mẫu sẵn của cơ quan, chỉ nhờ máy hỗ trợ phần nội dung.
Lỗi thứ ba là giọng lạ. Máy hay dùng từ hoa mỹ, câu dài, đôi khi chen cách nói dịch từ tiếng nước ngoài. Văn bản gửi người dân cần giọng rõ, ngắn, đúng cách nói địa phương. Một thông báo ở xã vùng sông nước Cần Thơ mà viết như bài báo kinh tế thì bà con đọc không vào.
Lỗi thứ tư là số liệu tự sinh. Nhờ máy "viết báo cáo tổng kết" mà không đưa số liệu thật, máy sẽ tự điền con số hợp lý. Báo cáo đó trông hoàn chỉnh nhưng sai từ gốc. Số liệu luôn phải đến từ sổ sách của cơ quan.
Máy giỏi phần câu chữ, yếu phần sự thật. Cán bộ dùng tốt là người giao cho máy phần câu chữ và giữ chặt phần sự thật trong tay mình.
Quy tắc cơ quan nên ban hành cho cán bộ
Danh sách công cụ được phép dùng. Để cán bộ không phải tự đoán cái nào an toàn.
Danh sách loại thông tin cấm đưa vào. Viết cụ thể, có ví dụ, không chỉ ghi "thông tin nhạy cảm".
Người ký chịu trách nhiệm như tự viết. Không có chuyện "do máy viết sai".
Căn cứ pháp lý phải tự tra. Không lấy từ máy.
Số liệu phải từ nguồn của cơ quan. Ghi rõ nguồn trong hồ sơ trình.
Văn bản quan trọng ghi chú có dùng máy hỗ trợ. Trong hồ sơ nội bộ, để người duyệt biết mà đọc kỹ.
Tập huấn ngắn, có ví dụ lỗi thật. Một buổi chỉ ra máy bịa căn cứ ra sao đáng giá hơn mười trang quy định.
Đầu mối hỏi khi không chắc. Một người ở văn phòng hoặc bộ phận công nghệ.
Không bắt buộc ai dùng. Cán bộ lớn tuổi không quen vẫn làm việc bình thường.
Không dùng máy để chấm điểm thi đua cán bộ. Tránh biến công cụ hỗ trợ thành công cụ giám sát.
Rà lại quy tắc định kỳ. Công cụ đổi nhanh, quy tắc cần theo kịp.
Cán bộ tự kiểm văn bản trước khi ký
Đọc lại từ đầu tới cuối, không đọc lướt. Văn bản do máy viết trơn tru nên dễ bị đọc lướt.
Kiểm từng căn cứ. Văn bản có tồn tại, còn hiệu lực, đúng số hiệu.
Kiểm từng con số. Đối chiếu sổ sách.
Kiểm tên người, tên địa danh. Máy hay viết sai tên ấp, tên tổ dân phố.
Kiểm thể thức. So với mẫu của cơ quan.
Kiểm giọng văn. Đọc to thử, nghe có giống cơ quan mình nói chuyện với dân không.
Bỏ câu thừa, từ hoa mỹ. Văn bản hành chính càng ngắn càng tốt.
Xoá dấu vết ký hiệu tạm. Những chữ "Ông A, tổ B" đã thay bằng thông tin thật chưa.
Kiểm nơi nhận. Máy không biết ai cần nhận văn bản.
Hỏi đồng nghiệp đọc giúp văn bản quan trọng. Một người đọc thứ hai bắt lỗi tốt hơn mọi công cụ.
Lưu bản nháp gốc. Để khi cần xem lại biết phần nào máy viết, phần nào người sửa.
Câu hỏi thường gặp
Cán bộ dùng công cụ trí tuệ máy miễn phí trên điện thoại có sai không?
Bản thân việc dùng không sai, nhưng cần hỏi cơ quan có quy định gì không và tuyệt đối không đưa dữ liệu người dân hay tài liệu nội bộ vào. Nếu cơ quan chưa có quy định, đó là lúc nên đề xuất.
Văn bản do máy soạn có cần ghi chú cho người dân biết không?
Với văn bản hành chính thông thường, cơ quan ký và chịu trách nhiệm nên thường không cần. Điều quan trọng là nội dung đúng và người ký đã đọc kỹ.
Máy viết sai căn cứ pháp lý thì ai chịu?
Người ký và cơ quan ban hành văn bản. Đó là lý do căn cứ phải do cán bộ tự tra.
Có nên dùng máy để trả lời đơn của người dân?
Có thể dùng để sửa câu cho rõ, nhưng nội dung giải quyết phải do cán bộ nắm hồ sơ quyết định. Đơn có tên người thì phải thay ký hiệu trước khi đưa vào công cụ ngoài.
Cán bộ lớn tuổi không dùng được có bị thiệt không?
Không nên để xảy ra chuyện đó. Công cụ là hỗ trợ tự nguyện; đánh giá cán bộ phải dựa vào chất lượng công việc, không dựa vào việc có dùng máy hay không.
