Doanh nghiệp nhỏ nên đầu tư trí tuệ máy khi trả lời được một câu: việc cụ thể nào đang tốn người, tốn thời gian mỗi tuần, và làm sao biết sau ba tháng nó đỡ hơn. Nếu câu trả lời chỉ là "doanh nghiệp khác đang làm" hay "sợ bị bỏ lại", tốt nhất là bắt đầu bằng thử nhỏ với chi phí thấp, chưa nên ký hợp đồng lớn.
Một chủ xưởng may vài chục thợ ở Hải Phòng, một chủ chuỗi ba tiệm thuốc ở Cần Thơ, một công ty giao nhận nhỏ gần cảng đều đang nghe cùng một lời mời chào: đưa trí tuệ máy vào để tăng năng suất. Có người làm và thấy lợi thật. Có người mua gói phần mềm đắt tiền rồi dùng được vài tuần. Khác biệt thường không nằm ở công cụ, mà ở chỗ có biết mình cần gì hay không.
Bài này không chỉ cách dùng công cụ nào. Nó là bảy câu tự hỏi mà người làm chủ nên đặt cho mình trước khi bỏ tiền, kèm những khoản chi hay bị quên và cách thử nhỏ để không đặt cược cả doanh nghiệp.
Bảy câu tự hỏi trước khi bỏ tiền
Một: việc nào đang làm mất thời gian nhất? Viết ra ba việc cụ thể, kiểu "trả lời tin nhắn hỏi giá mỗi tối", "đối chiếu đơn hàng với hoá đơn", không viết "quản lý tốt hơn".
Hai: việc đó lặp lại bao nhiêu lần? Việc làm một lần một năm không đáng tự động hoá. Việc làm năm mươi lần một ngày thì đáng xem.
Ba: đã có dữ liệu chưa? Đơn hàng còn ghi sổ tay thì bước đầu là ghi lên máy, chưa phải trí tuệ máy.
Bốn: nếu máy làm sai thì thiệt hại gì? Trả lời sai giá cho khách khác hẳn tính sai lương cho thợ. Việc càng nhạy, càng cần người kiểm.
Năm: ai trong doanh nghiệp sẽ phụ trách? Phải có một người, dù chỉ dành vài giờ mỗi tuần, chứ không thể "ai rảnh thì làm".
Sáu: đo bằng gì? Số giờ tiết kiệm, số lỗi giảm, số khách được trả lời nhanh hơn. Ghi con số hiện tại trước khi bắt đầu.
Bảy: nếu bỏ giữa chừng thì mất gì? Dữ liệu có lấy ra được không, hợp đồng có ràng buộc không.
Câu phụ: nhân viên nghĩ gì? Hỏi thợ, hỏi nhân viên bán hàng. Họ biết chỗ nghẽn và cũng là người lo bị thay thế.
Câu phụ: khách hàng có muốn không? Có khách thích nhắn với máy trả lời nhanh, có khách chỉ muốn gọi điện gặp chủ.
Câu phụ: có cách nào rẻ hơn không? Một biểu mẫu tốt, một bảng tính dùng chung đôi khi giải được tám phần vấn đề.
Câu phụ: đối thủ đang làm gì thật? Đừng tin lời đồn, nhiều nơi nói dùng trí tuệ máy nhưng thực tế chỉ dùng một phần nhỏ.
Chi phí ẩn mà bảng giá không ghi
Bảng giá phần mềm thường chỉ ghi phí thuê bao. Chi phí thật của một doanh nghiệp nhỏ khi đưa trí tuệ máy vào còn gồm nhiều thứ không nằm trên hoá đơn, và chính chúng quyết định dự án có lời hay không.
Khoản lớn nhất là thời gian của người. Ai đó phải làm sạch dữ liệu, nhập danh mục hàng, chỉnh câu trả lời mẫu, kiểm kết quả trong mấy tuần đầu. Với xưởng nhỏ, người đó thường là chính chủ hoặc một nhân viên vốn đã kín việc. Mấy tuần đầu năng suất thường giảm chứ không tăng.
Khoản thứ hai là sai sót trong lúc làm quen. Máy trả lời sai một đơn hàng, báo sai một mức giá, khách phàn nàn, chủ phải đền hoặc giảm giá giữ khách. Những chi phí này nhỏ từng lần nhưng cộng lại không nhỏ nếu không có ai kiểm.
Khoản thứ ba là phí tăng theo lượt dùng. Nhiều công cụ tính tiền theo số lượt hỏi, số tin nhắn hay số tài liệu xử lý. Lúc thử thì rẻ, lúc dùng thật cho cả nghìn khách thì hoá đơn khác hẳn. Hỏi rõ cách tính trước khi dùng rộng.
Khoản cuối cùng là phụ thuộc. Khi toàn bộ quy trình bán hàng đã xoay quanh một công cụ, muốn đổi sang công cụ khác là phải làm lại từ đầu. Đây không phải lý do để không dùng, mà là lý do để giữ dữ liệu của mình ở dạng có thể mang đi được.
Thử nhỏ: một việc, một tháng, một con số
Cách an toàn nhất cho doanh nghiệp nhỏ là thử với quy mô mà nếu thất bại cũng không đau. Chọn một việc, thử một tháng, đo một con số. Ví dụ chủ xưởng may chọn việc soạn tin báo tiến độ đơn hàng cho khách sỉ, đo số giờ chị phải ngồi nhắn tin mỗi tuần trước và sau.
Trong tháng thử, có hai nguyên tắc nên giữ. Thứ nhất, người vẫn kiểm mọi thứ máy làm trước khi tới tay khách. Thứ hai, ghi lại mọi lần máy sai, dù nhỏ. Cuối tháng, nhìn danh sách lỗi sẽ biết công cụ có đáng tin cho việc đó không.
Sau một tháng, có ba khả năng. Đỡ thật, lỗi ít, thì mở rộng dần. Đỡ một chút nhưng lỗi nhiều, thì thu hẹp việc giao cho máy hoặc đổi cách dùng. Không đỡ gì, thì dừng và ghi lại bài học, không tiếc vì đã thử.
Điều đáng tránh là thử nửa vời: bật công cụ lên, không ai phụ trách, không ghi con số, sau ba tháng không biết có lợi hay không. Kiểu này tốn tiền mà không để lại bài học gì.
Những sai lầm doanh nghiệp nhỏ hay mắc
Mua gói lớn ngay từ đầu. Bị thuyết phục bằng giảm giá năm đầu.
Giao hết cho một nhân viên trẻ "biết công nghệ". Người đó giỏi dùng máy nhưng chưa chắc hiểu nghiệp vụ.
Không nói với nhân viên mục đích. Nhân viên lo bị thay, âm thầm không hợp tác.
Để máy trả lời khách mà không kiểm. Một câu sai về giá hay chính sách đổi trả có thể mất khách lâu năm.
Đưa dữ liệu khách hàng vào công cụ không rõ điều khoản. Số điện thoại, địa chỉ của khách là tài sản và cũng là trách nhiệm.
Đo bằng cảm giác. "Thấy cũng đỡ" không phải con số.
Bỏ kênh cũ quá sớm. Khách quen gọi điện vẫn phải được nghe máy.
Mong máy sửa được quy trình rối. Quy trình rối thì máy làm cái rối chạy nhanh hơn.
Chạy theo công cụ mới mỗi tháng. Chưa dùng thạo cái này đã đổi sang cái khác.
Quên chi phí khi dùng tăng lên. Hoá đơn tăng theo số khách.
Không giữ bản sao dữ liệu. Nhà cung cấp ngừng dịch vụ là mất hết.
Coi trí tuệ máy là việc của riêng phòng kỹ thuật. Ở doanh nghiệp nhỏ, đây là việc của chủ.
Doanh nghiệp nhỏ cần gì từ hệ sinh thái
Tư vấn trung lập. Người tư vấn không bán phần mềm, giúp chủ doanh nghiệp xác định việc nào đáng làm.
Ví dụ thật từ doanh nghiệp cùng quy mô. Chuyện của một xưởng ba mươi thợ có ích hơn chuyện của tập đoàn.
Gói thử miễn phí hoặc rẻ. Đủ dài để đo được kết quả.
Hợp đồng dễ hiểu. Điều khoản dữ liệu viết bằng lời thường.
Công cụ hiểu tiếng Việt địa phương. Tin nhắn khách miền Tây khác cách viết của khách Hà Nội.
Đào tạo ngắn, đúng việc. Một buổi chiều cho chủ và nhân viên, không phải khoá học dài.
Nhóm chủ doanh nghiệp chia sẻ kinh nghiệm. Hiệp hội ngành, nhóm doanh nhân địa phương.
Hỗ trợ từ trường nghề, trường đại học địa phương. Sinh viên thực tập giúp làm sạch dữ liệu, thử công cụ.
Thông tin rõ về quy định dữ liệu cá nhân. Để doanh nghiệp biết mình có nghĩa vụ gì.
Nguồn vốn nhỏ, linh hoạt. Cho dự án thử thay vì đòi kế hoạch lớn.
Kênh phản ánh khi bị bán công cụ không như quảng cáo. Để thị trường lành mạnh hơn.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh cá thể có cần trí tuệ máy không?
Không bắt buộc. Nhiều hộ kinh doanh dùng công cụ miễn phí để soạn tin, viết mô tả hàng là đủ. Chỉ nên trả tiền khi có một việc lặp lại nhiều đủ để thấy rõ lợi.
Nên dùng công cụ có sẵn hay thuê làm riêng?
Với doanh nghiệp nhỏ, gần như luôn nên bắt đầu bằng công cụ có sẵn. Làm riêng chỉ hợp khi đã thử, thấy rõ lợi và công cụ có sẵn không đáp ứng được.
Đưa trí tuệ máy vào có phải cho nhân viên nghỉ không?
Không nhất thiết. Nhiều chủ dùng thời gian tiết kiệm được để nhân viên làm việc cần người hơn, như chăm khách, kiểm hàng. Nói rõ ý định với nhân viên từ đầu giúp tránh hiểu lầm.
Làm sao biết nhà cung cấp quảng cáo quá lời?
Xin nói chuyện với một khách hàng cùng quy mô đang dùng, đòi thử trên dữ liệu của chính mình, và đọc kỹ điều khoản dữ liệu. Bên nào né cả ba thì nên dè chừng.
Bao lâu thì biết đầu tư có lời?
Với việc đơn giản, một hai tháng thử là thấy xu hướng. Nếu sau ba tháng vẫn không chỉ ra được con số nào khá hơn, nên dừng hoặc đổi cách làm.
